Руководитель очень солидной фирмы
долго и безуспешно искал себе секретаря.
Критерий был один: девушка должна гордиться своей профессией!
К нам в Клуб профессиональных секретарей приходят много девушек и на вопрос: «Почему вы хотите стать секретарем?» большинство отвечает необдуманно и очень стандартно. Вот несколько типичных ответов.
1.«Я люблю общаться с разными людьми». (А почему тогда не стать продавцом? Общение с разными людьми гарантировано!)
2.«Мне нравится эта профессия». (Обычный ответ девушек, которые ни одного дня не работали секретарями.)
3.«Хочу быть деловой женщиной!» (Представление о секретаре сводится к деловому костюму и высоким каблукам, а необходимость по несколько раз в день подавать кофе и мыть чашки, повергает иных в уныние.)
Во многих случаях девушки остановили свой выбор на профессии секретаря, потому что это модно и престижно, «делать ничего особенно не надо, а платят много», нет работы по специальности, а газеты пестрят объявлениями: «Требуется секретарь…»
Так выбирать профессию нельзя. Откажитесь от стереотипов, постарайтесь осмыслить профессию секретаря и примерьте ее на себя.
Под сегодняшним термином «секретарь» подразумеваются секретари различной квалификации: секретарь на телефоне, технический секретарь, секретарь-референт и референт.
Секретарь на телефоне может не иметь высшего образования, не обязательно ему работать в новейших компьютерных редакторах, он может обойтись без знания иностранного языка, но разговаривать по телефону грамотно, интеллигентно, доброжелательно он обязан, чтобы не отпугнуть клиентов и партнеров фирмы.
Как звучит по телефону его голос – мило и приятно? А умение правильно ставить ударения и падежи? А дефекты дикции? Как видите, даже первая ступень секретарского мастерства не всем может быть доступна.
Технический секретарь начинается со 145 знаков в минуту русской и латинской машинописи слепым десятипальцевым методом. Естественно, что все печатные работы выполняются в современных компьютерных редакторах. До автоматизма должна быть доведена работа с оргтехникой: ксероксом, факсом, мини-АТС. Входит в обязанности такого секретаря и телефонное обслуживание.
Секретарь-референт и референт – это высшая квалификация секретаря. Они выполняют обязанности секретаря на телефоне и технического секретаря, высоком уровне. Их работа становится ответственней, ибо им предоставлено право принятия самостоятельных решений. Расширение функциональных обязанностей секретарей предполагает обязательное высшее образование и знание иностранного языка.
А чем же референт отличается от секретаря? В словаре иностранных слов читаем: «РЕФЕРЕНТ» (лат. referens (refe-rentis) – сообщающий) – должностное лицо, являющееся докладчиком, консультантом по определенным вопросам. Иными словами, речь идет о помощнике руководителя в конкретной области, которой занимается фирма (банковское дело, торговые операции, рекламный бизнес и т. п.). Президент компании вполне может дать своему помощнику, например, такое «простое» задание: подготовить проведение переговоров с иностранными партнерами. От референта в этом случае потребуется составление черновых вариантов документов, перевод их на иностранный язык, согласование даты проведения переговоров с партнерами, подготовка программы пребывания иностранной делегации, куда входят деловые встречи и культурная программа. И это лишь часть обязанностей супер – секретаря.
В современных коммерческих структурах нет четкого разделения секретарей по квалификации. Бытующий ныне модный термин «секретарь-референт» не всегда предполагает действительно такой высокий уровень, о котором мы только что говорили. Возникает путаница: там, где «требуется секретарь-референт», вполне подойдет технический секретарь, а на вакансию «секретаря», оказывается, может претендовать только референт с большим опытом работы.Специфика профессии состоит в том, что каждая последующая ступень квалификации требует новых знаний и навыков, но не исключает предыдущих. Даже референт, при блестящем знании компьютера, иностранного языка, делопроизводства, должен молниеносно реагировать на телефонные звонки и при необходимости вытереть пролитый кофе. Он помогает шефу готовиться к важным деловым переговорам и ограждает его от нежелательных посетителей, он обязан быть любезным со всеми сотрудниками фирмы и одновременно уметь соблюдать дистанцию.
Вы задумывались, почему при одинаковом уровне знаний одним удается достичь профессиональных высот, а другие замирают на полпути?
Оказывается, для того, чтобы состояться как профессионал высочайшей категории, не достаточно только знать и уметь, нужно еще обладать определенными складом характера.
Если вы хотите, чтобы ваша профессиональная карьера была успешной, нужно разглядеть в себе «секретарские» черты и стремиться максимально их развивать. Мы уверены, что вы без запинки назовете хотя бы три-четыре из них: аккуратность, пунктуальность, доброжелательность, коммуникабельность и т. д. Но что все эти качества стоят без умения подчиняться и с удовольствием выполнять чужие приказы и поручения, не теряя при этом собственного достоинства? Настоящий секретарь горит желанием помочь другим. И даже мысленно никогда не скажет: «Почему все время я? Что, больше некому это сделать?»
У секретаря особое положение на фирме – он фактически, первый человек после руководителя – его правая рука, но предпоследний по штатному расписанию. Это определяет и еще одно очень важное качество секретаря: умение одновременно быть на виду и в тени. Кстати, это касается и внешности, которую можно определить как «элегантный консерватизм».
На любой фирме время от времени возникают конфликтные и стрессовые ситуации, и очень часто ареной их действия становится приемная. Секретарь, как укротитель, должен быть сильным и эмоционально уравновешенным человеком, чтобы суметь вовремя разрядить обстановку. В идеале, секретарь - мастер компромиссных решений и не ищет в конфликтах правых и виноватых.
Итак, формула идеального секретаря сводится к следующему: совокупность блестящих профессиональных знаний и навыков в гармонии с внешним и внутренним обликом.
Нам удалось разрушить стереотипное представление о профессии секретаря и помочь вам сделать свой выбор? Если да, то вы сделали первый шаг на пути к вершине.
с
Автор
Тема: Анастезия для Солнышка (Прочитано 15059 раз)